NR-28: novas multas trabalhistas e impacto nas demonstrações contábeis

O que é a NR-28 e por que ela foi atualizada

A NR-28 e a Norma Regulamentadora que estabelece os procedimentos de fiscalização e as penalidades administrativas aplicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) quando ha descumprimento das normas trabalhistas. Ela não e uma nova regulamentação, mas sua recente atualização trouxe mudanças expressivas nos valores das multas e nos critérios de aplicação.

A revisão aprovada em 2026 elevou os valores das multas por infrações trabalhistas em vários níveis. O objetivo do governo e desestimular o descumprimento reiterado da legislação laboral, que historicamente contava com penalidades financeiras consideradas baixas em relação ao custo de regularização.

Para o contador e para o gestor financeiro, a mudança e relevante por dois motivos: o risco financeiro real para a empresa em caso de autuação e a necessidade de provisionar esse risco nas demonstrações contábeis de acordo com as normas do CPC 25 (Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes).

Como funciona o sistema de multas da NR-28 atualizada

O sistema de multas trabalhistas e escalonado por gravidade da infração e por quantidade de empregados afetados. Existem três níveis de penalidade: infrações de natureza leve, grave e gravíssima. As novas tabelas da NR-28 aumentaram os valores teto em todos os níveis.

Para cada empregado afetado pela irregularidade, a multa e aplicada individualmente. Isso significa que uma empresa com 50 funcionários, autuada por não manter o livro de inspeção do trabalho atualizado (infrações de grau médio), pode receber uma multa proporcional ao número de trabalhadores envolvidos.

Além do valor da multa inicial, a reincidência dobra o valor. Empresas que já foram autuadas pela mesma infração nos últimos três anos são enquadradas no percentual maior automaticamente. Esse fator multiplicador faz com que empresas com histórico de irregularidades acumulem passivos muito maiores.

Principais tipos de infrações e as multas mais comuns

As autuações mais frequentes pela fiscalização do trabalho envolvem obrigações que muitas empresas negligenciam por parecerem burocráticas. Conhecer os tipos mais comuns ajuda a priorizar a regularização:

• Falta de registro de empregado (CTPS/eSocial): infrações graves, afetam cada trabalhador não registrado individualmente.
• Irregularidades no controle de jornada: ausência de ponto eletrónico quando exigido, ponto adulterado ou registros incompletos.
• Descumprimento de normas de segurança (NRs específicas): falta de EPI, PPRA/PCMSO desatualizados, ausência de treinamentos obrigatórios.
• Pagamento incorreto de verbas rescisórias: cálculos errados de aviso prévio, multa do FGTS ou de parcelas de ferias.
• FGTS não recolhido ou recolhido com atraso: multa administrativa separada da penalidade do próprio FGTS.

Como registrar as multas trabalhistas na contabilidade: passo a passo

O tratamento contábil das multas trabalhistas segue o CPC 25 (equivalente ao IAS 37). A regra básica e: se a obrigação existir e for provável (mais de 50% de chance de desembolso), ela deve ser provisionada. Se for possível mas não provável, e classificada como passivo contingente e divulgada em nota explicativa.

Passo 1 - Identifique a existência de infrações: verifique se ha autos de infração recebidos, processos administrativos em andamento, ou irregularidades conhecidas que ainda não foram autuadas mas representam risco real. Consulte o contador de pessoal ou o departamento de RH.

Passo 2 - Classifique o risco jurídico: com base no parecer do advogado trabalhista ou do próprio contador, classifique cada obrigação como: (a) provável de perda - provisionar; (b) possível de perda - divulgar em nota, não provisionar; (c) remota - sem exigência de registro ou divulgação.

Passo 3 - Calcule o valor a provisionar: use a melhor estimativa do desembolso necessário. Para multas administrativas, o valor base e o da tabela do MTE. Para ações trabalhistas em fase judicial, use estimativas do advogado ou cálculos atuariais se for um passivo relevante.

Passo 4 - Lance a provisão: debito em 'Despesa com Provisão para Passivos Trabalhistas' (resultado) e credito em 'Provisão para Contingências Trabalhistas' (passivo circulante ou não circulante, dependendo do prazo esperado).

Exemplo prático: empresa autuada por falta de registro de jornada

Imagine uma empresa de logística com 80 funcionários. Uma fiscalização detectou que 15 funcionários não tinham registro de jornada adequado. O auto de infração foi emitido com base nas novas tabelas da NR-28.

Infração: falta de controle de jornada (art. 74 CLT)
Gravidade: infração grave
Funcionários afetados: 15
Valor unitário por infração (tabela 2026): R$ 1.812,87
Total do auto de infração: R$ 27.193,05
Reincidência (empresa autuada em 2024): dobro = R$ 54.386,10

Lançamento contábil da provisão:
  D - Despesa com provisão trabalhista: R$ 54.386,10
  C - Provisão para contingências trabalhistas (passivo): R$ 54.386,10

Se a empresa entrar com recurso administrativo e o advogado classificar a chance de sucesso como 40%, a classificação e 'possível' e a provisão não e obrigatória, apenas a divulgação em nota explicativa. Se a chance de sucesso for menor (risco de perda provável), a provisão deve ser mantida.

Comparação: provisão x contingência divulgada

A distinção entre provisão e contingência divulgada e frequentemente mal aplicada. Veja o resumo:

O critério de classificação e responsabilidade do contador em conjunto com o advogado. Não existe formula objetiva para determinar 'mais de 50%' - e um julgamento profissional baseado em fatos, jurisprudência e histórico da empresa com o MTE ou com a justiça do trabalho.

Pontos positivos e limitações da nova NR-28

Para o trabalhador e para a fiscalização, o aumento das multas e um avanço: reduz o estimulo económico de 'pagar barato para descumprir'. Empresas que historicamente negligenciavam obrigações trabalhistas agora enfrentam um risco financeiro muito maior.

Para o empresário, a limitação mais sentida e a proporcionalidade. Uma empresa pequena, com 5 funcionários, pode ser autuada com o mesmo percentual de uma grande corporação. O impacto relativo no caixa e muito maior. Críticas ao modelo incluem a falta de escalonamento por porte da empresa.

Para o contador, o desafio e garantir que as demonstrações contábeis reflitam adequadamente os riscos trabalhistas. Empresas que não tem cultura de provisão podem ter balancosque superestimam o património liquido real, criando surpresas desagradáveis em processos de venda, captação ou due diligence.

Casos de uso reais

Empresa de serviços com muitos funcionários no campo: o risco de autuação por falta de EPI e PPRA desatualizado e alto. Depois da NR-28 revisada, uma autuação multiple pode gerar passivo trabalhista relevante que precisa ser provisionado imediatamente.

Startup que contratou como PJ mas ha vinculo empregaticio: a re-classificação em caso de fiscalização pode gerar auto de infração por não registro, além das verbas trabalhistas retroativas. O passivo total pode ser muito superior ao valor economizado na contratação como PJ.

Restaurante ou comercio com alta rotatividade: a cada rescisão, o risco de erro nos cálculos de ferias, 13o e FGTS e real. Com a NR-28 atualizada, o custo de uma autuação por calculo incorreto de verbas rescisórias aumentou. Revisar o processo de rescisão e essencial.

Empresa em processo de fusão ou aquisição: o comprador vai realizar due diligence trabalhista. Passivos contingentes trabalhistas não provisionados que aparecem nessa fase podem inviabilizar o negócio ou reduzir drasticamente o valor da empresa.

Dicas e boas práticas para o contador

Vale a pena se preocupar com a NR-28 agora?

Sim, especialmente para empresas com alto número de funcionários ou com histórico de irregularidades trabalhistas. Os novos valores de multa tornam o risco financeiro muito mais expressivo, e o contador tem papel central em garantir que esse risco esteja adequadamente refletido nas demonstrações contábeis.

Para o empresário, o próximo passo e realizar uma auto-avaliação de compliance trabalhista com o suporte do contador e do advogado trabalhista. Identificar e corrigir irregularidades antes da fiscalização sai muito mais barato do que pagar multa com reincidência.

Para o contador, a oportunidade e ampliar o serviço de auditoria interna trabalhista para os clientes, posicionando o escritório como parceiro estratégico de gestão de riscos, e não apenas como prestador de obrigações acessórias.